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¿Qué son las carpetas compartidas?
- Cualquiera puede crear una carpeta compartida.
- Puede configurarla y mantenerla muy fácilmente.
- Puede compartir cientos de contraseñas con cientos de usuarios.
- Los cambios que se realizan en la carpeta compartida se sincronizan y propagan automáticamente para todos los usuarios con los que se comparte la carpeta.
Limitaciones de las carpetas compartidas
- En cada carpeta compartida se puede agregar una cantidad ilimitada de elementos (excepto si se usa la aplicación LastPass for Windows Desktop, en cuyo caso el límite es de 5000 elementos como máximo). Sin embargo, es normal que los usuarios noten una reducción del rendimiento si se agregan 2000 elementos o más para el resto de navegadores web y aplicaciones.
- Aunque no existe ninguna limitación sobre la cantidad de usuarios que puede agregar a una carpeta compartida, el rendimiento de la cuenta puede verse afectado si se asignan a una carpeta compartida más de 1000 usuarios.
Nota: Las cuentas de LastPass Teams tienen un límite de 50 usuarios, así que no hay riesgo de que se produzca un deterioro del rendimiento en este sentido.
- Los sitios se pueden copiar en varias carpetas, pero deben actualizarse en cada carpeta de forma manual. Por este motivo, se recomienda usar la opción de "restringir" para limitar el acceso de un subconjunto específico de usuarios, en lugar de copiar la entrada del sitio en varias carpetas.
- Las entradas de sitios no se pueden importar directamente en carpetas compartidas.
- Los perfiles para completar formularios no se pueden compartir.
- Los sitios compartidos de forma individual no se pueden agregar a una carpeta compartida; es necesario realizar una copia.
- Si se agrega un usuario más de una vez a una carpeta compartida con distintos permisos, tendrá prioridad la configuración más restrictiva. Si se agrega un usuario a la carpeta de forma individual y a través de grupos de usuario, se aplicará el permiso individual. Es importante tenerlo en cuenta cuando un administrador es también parte de un grupo, ya que este hecho podría limitar sus privilegios.
Restricción: los grupos de usuarios no son compatibles con LastPass Teams, por lo que no pueden usarse para asignar carpetas compartidas ni políticas.
- Una subcarpeta no puede tener permisos distintos de los que contiene la carpeta compartida principal.
- Los usuarios deben generar claves de uso compartido antes de que se les agregue a las carpetas compartidas. Esto ocurre de forma automática al iniciar sesión en la extensión para navegadores de LastPass al menos una vez después de crear la cuenta. Si no se ha instalado aún la extensión para navegadores web, se pueden crear las claves de uso compartido con la opción "Generar claves de uso compartido" en la bóveda en línea (descubra cómo hacerlo aquí).
Nota: Para cuentas de LastPass Business, solo puede llevarse a cabo si se ha activado la política "Crear previamente clave de uso compartido". Más información sobre las políticas para las cuentas de LastPass Business.
- Puede invitar a un máximo de cinco (5) usuarios externos (es decir, aquellos que tienen una cuenta de LastPass activa, pero su cuenta no está asociada a su cuenta personal o empresarial) a una carpeta compartida.
Permisos de acceso a carpetas compartidas
Diferentes controles de acceso: " Ocultar contraseñas " - Puede configurarse por usuario. Las carpetas compartidas usan la misma tecnología para cifrar y descifrar datos que una cuenta de LastPass habitual, pero están diseñadas para alojar varios usuarios en la misma carpeta.
Estos son los niveles de permiso que puede definir para cada una de sus carpetas compartidas:
Nivel de permiso | Acceso |
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Solo lectura | Prohíbe a los usuarios o grupos agregar elementos a una carpeta compartida o eliminarlos de dicha carpeta. También impide que guarden información actualizada de elementos de la carpeta. Sin embargo, no podemos impedir que esas actualizaciones se revelen en los sitios. Esta opción podría provocar un bloqueo por parte del resto del equipo. Es nuestra recomendación de vinculación de un " sin actualización " política fuera de LastPass (si esto es, es decir, su objetivo) y que no selecciona " Solo lectura " como opción de permiso. Si aun así el usuario actualiza las credenciales, el cambio se guardará en LastPass, y el evento se registrará en los informes para que pueda saber quién es el autor. |
Administrador | Concede al usuario los mismos derechos que tiene el administrador sobre la carpeta compartida: adición y eliminación de usuarios y limitación del acceso a sitios determinados de la carpeta.
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Ocultar contraseñas | Prohíbe al usuario ver las credenciales. Podrá usar las herramientas mediante Autocompletar o Inicio de sesión automático, pero no podrá ver las credenciales. |
Opciones de gestión de carpetas compartidas
Método de asignación de carpetas | Instrucciones |
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El administrador de la carpeta la asigna y gestiona de forma manual | Desde su bóveda, el administrador de la carpeta (por ejemplo, el director de un departamento) puede agregar y eliminar usuarios y editar permisos de usuarios de forma individual. |
Se automatizan las asignaciones de carpetas mediante las asignaciones de grupos de usuarios de Active Directory | El creador de la carpeta puede asignar la carpeta al grupo de usuarios adecuado desde los grupos de Active Directory existentes. Una vez finalizada la asignación, Active Directory Connector gestionará todas las adiciones y eliminaciones de usuarios en función de los cambios importantes que se produzcan en el entorno de Active Directory.
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Se centraliza la función de gestión y existe una persona que se encarga de gestionar los grupos de forma manual en la nueva Consola de administración. | En este caso, esa persona debe ser un administrador de LastPass. Mediante los Grupos de la nueva Consola de administración, el administrador puede agregar y eliminar usuarios de los grupos y asignar esos grupos a sus carpetas compartidas correspondientes. La persona que crea la carpeta solo tiene que asignarla al grupo de usuarios adecuado. En ese caso, lo normal es publicar el punto de contacto en la wiki de LastPass de su organización o en la página interna de preguntas y respuestas, para que los usuarios sepan a quién deben dirigir las solicitudes de cambios.
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